何のための会議 良い会議 悪い会議 会議も色々 5月の月例会議

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何のための会議 良い会議 悪い会議 来期の目標数値と、PDCAサイクルの検討

何のための会議 毎月の月例会議

阪神淡路大震災のあと、会社の再建を進めて、社員が増えてくると、毎月月例会議を開催するようになりました。

当時、社員の年齢は若く、新卒か第二新卒の社員ばかりでした。

社会経験が無い、もしくは少ない社員が大方だったので、会議を開いても、理想的な会議にはなりませんでした。教育・訓練が必要でした。

どんな会議にすれば、良い会議になるのか、手探りの会議を続けていました。

何のための会議 いろいろあった会議の種類

これまで、やって来た会議を整理してみると、こんな感じでした。

1.教える会議  トレーニング、勉強会、研修、説明会等

社会経験の浅い、若手社員のために、業務の概要や知識、スキルなどを伝えた会議会議でした。特に留意したのは、企業理念 経営理念 企業文化などの抽象的な内容の話を続けました。

顧客満足が大事であるという企業文化を創るために、ドラッカー先生の教えを教材にした論理の説明を繰り返しました。

2.組織運営会議

事業や業務の期首の初めと期末の終わり、あるいは半期の途中に行う会議です。事業の目標や評価を伝えたり、スケジュールを区切って業務を推進するなど、組織運営において重要な意味を持ちます。

部門別事業の責任者の責任感の育成と、参加者に協力を依頼して、事業の目的を参加者に伝えられるように指導してきました。

3.意見を募る会議

会議ではブレインストーミングをしたり、アイデアを出し会たり、意見を考えて参加してもらうことで、事業の課題を解決するために考え方や施策を募る会議でした。

事前に問題を共有する根回しと、発言を促す司会、意見をまとめる調整力を養ってきました。

4.整理する会議

目標達成が曖昧になっているとき、改めてスケジューリングを確認します。

業務の状況がはっきりしない時に、情報共有のために役割責任、期日を明確化し、事業を推進するための会議です。

重要なことは、「何をやって、何をやらないか」を明確にすることです。

5.情報・目的・進捗状況等を共有する会議

長期的な経営戦略、目標設定なの報告会、連絡会、確認会議、営業会議等です。情報共有や、コミニケーションが出来ていれば、会議をするほどのことが無い場合があります。

グレシャムの仕事の法則のように、目先のことに目を奪われて、先の目標を忘れてしまうこともあるので、このような会議も必要でした。

6.方針決定会議

一番頻度の多い会議です。経営会議ともいえる会議でした。

経営者や、事業責任者が意思決定を行い、業務を指示する会議です。

業務の目的、役割分担と決定権の所在を明らかにすることで、迅速に業務推進を図ることがもくてきになりました。

7.他の会議

経営者会議、マネージャー会議、部課長会議などと参加者の役職やスケジュールを冠した会議もあります。

「逆さまのピラミッド」の組織では、顧客に接する現場従業員をサポートするのが後方の経営者、幹部社員の役目です。

そのために部課長会議でサポート内容を取り決めていくことになります。

8.定期的に開催される会議

定例会議、週例会議、月例会議などです。1から7までの会議の要素を織り込んだ会議になります。

何のための会議 期末の月例会議は大切

今月の月例会議のテーマは、報告事項が中心です。

5月末は、わが社の決算月なので、一年間を通して、目標達成ができたかどうかを報告することになります。次の期の目標設定もあります。

報告された目標値は、多すぎることもなく、少なすぎることもない、適当な目標数値でした。

これをさらに、12か月に割り振りして、何月の目標はいくらと、細分化していきます。

社長からのテーマは「経営の仕組み」の解説

社長の話は会議の冒頭に、わが社の経営の仕組みについてお話をしました。

1.の教える会議です。これまで何度もお話をしたテーマです。

新しい人も入ってきているので、繰り返し繰り返し説明を続けています。

経営はいろいろな要素がお互いに作用しあっていて、まるでゼンマイ仕掛けの時計が歯車で関係しあっているような仕組みです。

なぜこのような仕組みが構築されたのか、その始まりから話します。

始まりは、会社を起業した、その時の企業の目的です。

これが、企業理念です。

その会社設立の目的を遂行するためには、どのような経営を行うのか、それを伝えるのが経営理念です。

経営理念を遂行するためには、会社全体がどの方向に向かうのか、何が大切なのか、価値観を合わせる必要があります。

価値観のすり合わせをすると、企業文化をどのように作るかということになってきます。

企業文化を目指す方向に構築していき、顧客満足を得るための経営戦略を適合させると、ほぼ仕組みの外形が出来上がります。

何のための会議にするのか 経営の仕組みができた経緯

これらの仕組みづくりは、神戸商大大学院でマーケティングと経営理論を学び、大阪府立大学大学院で企業組織を学び、それをベースに大阪市立大学大学院で、経営戦略にまとめた考えです。

社員の皆さんに、できるだけ易しい言葉で、わかりやすく説明しました。

どれだけ理解してもらえたかは、確認してみないとわかりません。

社長の役割は、理念を定め、戦略を策定し、意思決定を連続して行うことです。

このような内容の話を会議の前に話したので、今回の会議は、少し長くなりました。

幸い、大きな目標は皆さんの頑張りで達成することができました。

その次は、来期の目標値の設定です。

これは社長が決めるのではなく、幹部社員の間で数値を検討して、妥当な数値に決まりました。

報告事項は、各部門からいろいろと上がってきています。

目標設定をすることは、結構前はどのようにすれば達成できるのか、ということと繋がっています。

一般的には、Plan・Do・Check・Actionの4つのサイクルです。

決算期の結末は、普段の月に比べると、するべき事はたくさんあって、忙しくなります。

全員に関係するのは、期末在庫を確定するために、月末には棚卸があります。

各部署では、来期の目標値の設定がいります。

来月の数値を分配して、忙しい月、そうでもない月の変動要因を加えて、数値を作り上げていきました。

大学のゼミの演習のように、自分自身でしっかりとした計画を立てて発表し、皆さんから協力を得ていくように、内容の説明が進んでいくと、社員の成長を感じます。

何のための会議 良い会議にするには

無駄がなく、会社に利益をもたらす会議を行うには、どうすれば良いのでしょうか。

1. 会議は報告の場ではなく、意思決定をする場である

単に作成した資料を読み上げて現状を報告するだけの会議であれば、わざわざ社員の時間を割いて行う必要はありません。

それぞれ各自が資料に目を通せばよいだけだからです。

全員が集まり会議を開催する意味とは、その場で意見を出し合って意思決定をすることにあるといえます。

2. 会議で意見をしない者は、いないことと同じです。

会議に参加する以上、誰もが意見を言わなければなりません。

意見を言わないことは、参加していないことで、いてもいなくても同じことになりかねません。

だからといって、意見を強制したり、指名して発言させるというだけでは、 問題を解決することはできません。

まず会議の本来の意味や目的は、建設的な意思決定をするために参加者全員が意見を言う必要があること、 また意見を言える場を設けることであることを理解して貰うことです。

フォーマルな席では発言しないのに、インフォーマルな非公式の席では、会社批判、上司批判、政策批判、愚痴、ネガティブな意見を、部下に私語する社員は是非発言して貰いたいものです。

3.時間管理が的確にできている会議

開始時間には全員が集まっている。 会議の終了予定時間を厳守する。

メリハリのある会議は、仕事全体に好影響を及ぼします。

4.こんな会議はNG。悪い会議例

悪い会議の具体的な例。事前に会議の目的、方向性が決まっていない会議。

毎月開催されている定例会議などの場合、 目的や方向性を見失ったまま

「ただなんとなく」「毎月の恒例だから」という理由で会議を行うことも少なくありません。

 

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2019年5月25日(土)