捨てられない 機密文書 倉庫に入ると溜まる一方
投稿No：8309
捨てられない 機密文書 創業当時の50年前の懐かしい文書
捨てられない 機密文書 なぜ、文書はたまるのか
企業が経営や営業活動を続けると、書類が毎月のように溜まってきます。
月日が経過すると、デスクから離れた所に一旦保存しておきます。
さらに月日が経過すると、箱に詰めて、見えない場所へ移動して、また保存します。
見えない場所で保存されたものは、後から溜まったものの下積になっていきます。
さらに月日が経過すると、もっと離れた場所、例えば倉庫へ移動して、また保存していきます。
これでは、書類は溜まる一方です。
こうなっていくのは、行政から企業へ、一定の保存期間が定められていて、むやみに処分できない制度上の制約があるためでもあります。
重要な機密文書も、毎日のようにたまってきます。
捨てられない 機密文書 帳簿書類等の保存期間 国税庁
法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。
また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。
（出典：国税庁ホームページ）
期間の定めがない書類
永久保存の書類は、
定款 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿
登記・訴訟関係書類 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類 知的所有権に関する関係書類
社規・社則、またこれに関する通達文書 効力の永続する契約に関わる書類
重要な権利や財産に関わる書類 社報・社内報、重要刊行物
重要統計文書 儀式・祭典に関する文書 関連会社に関する文書
会計監査に関する文書 外部団体への加入・脱退に関する書類
経営計画に関する文書 稟議書やその他の重要書類 訴訟関係書類
外部団体や企業が受けた認定や登録に関する証書と関係書類
製品の開発・設計に関わる重要な書類（特許書類など）
こんなにたくさんあります。このほかにまだ、３０年、１０年等の定めがありますが省略します。
捨てられない 機密文書 捨てる書類
毎日発生する、書類、文書、報告書、申込書、販売記録などは、税務調査に備えて、5年とか7年とか、法令の定めるところにより、文書管理の責任があります。
実際、５年、７年も書類を保存していたら、事務所は書類の保管でいっぱいになるのです。
ところが、企業には、それだけの収納場所があるわけではありません。
モリカケ問題では、財務省はわずか1年程度で関係書類を破棄したと報道されています。
民間企業には何年も文書の保存期間を課していながら、監督官庁では、1年もすれば書類を破棄していることに矛盾を感じます。
捨てられない 機密文書 個人情報に関する書類の扱い
文書を破棄する上で問題なのは、個人情報の保護です。個人情報は機密扱いです。絶対に外部に漏洩してはいけないのです。
コンタクトレンズ購入のたくさんの方から、申込書や、契約書を頂いています。
これらは、何年かすれば、処分せざるを得なくなってきます。
捨てられない 機密文書 機密文書リサイクルサービス
一般のゴミと区別して機密扱いにするためには、ヤマトの機密文書リサイクルサービスを利用しています。
この仕組みは、ヤマト運輸から機密文書リサイクルサービス用の専用段ボールを購入します。
値段は、1箱1,890円です。Ａ4サイズの用紙なら5000枚入ります。
この機密文書リサイクルサービス専用段ボールに機密書類を入れて、ヤマト運輸に引き取ってもらうと、この段ボールは溶解工場に運ばれて、人の目に触れることなく、溶かされて再び紙に生まれ変わります。
長年たまった文書書類は、機密文書リサイクルサービスの段ボール箱で、何十箱にもなりました。
大変費用がかかる処分方法ですが、機密文書の扱い上、やむを得ない出費です。
次は、事務所から離れて保管している倉庫の片付けです。
夜になってから倉庫に入れる物って なんでしょうか？
文書以外にも、不用品がたまってきています。
夜に、倉庫にいれるもの、答えは、絆創膏（晩倉庫）です。
捨てられない 機密文書 ５０年の歴史が詰まった倉庫
いったん倉庫に収納しているものは、点検の上、処分することになります。
家電製品の処分は、引き取り価格がかかるように、倉庫に収納している色々なものは、タダでは処分できません。
いったん倉庫から外に出してみると、驚くほどたくさんのものが出てきました。
点検してみると、不用品は、捨てるのが惜しくて倉庫に収納していただけのものが沢山あります。
５０年の歴史が残っていました。
メガネの陳列用の棚、イベント用に使った機材、書類棚、もう使えなくなった電気製品、メーカーからの販促物、古くなった検査機器などがあります。
捨てられない 機密文書 処分は大変
さんプラザの手前までの倉庫では、大きな車が入りません。
そこで、車はさんプラザビルの近隣に停めて、車まで台車で手運びすることになります。
手に負えない程大きな不用品は、ビル管理会社に常駐している清掃会社つるかめさんにお願いして、処分してもらいました。
7月の暑い日に作業したので、協力してくれた堀池工務店の方や、我が社の社員の皆さんには、大変お世話になりました。
おかげで、14階の事務所と倉庫は、かなりスペースが広くなりました。
倉庫はスッキリして、中に入れている資材を取りに行くのに、出し入れがしやすくなりました。
まとめ
コンタクトレンズの取引先メーカーから頂いた販促品や販売用の資料など、もし我が社に資料館があれば展示して残しておきたいような歴史的なものもありましたが、限りある収納スペースなので、思い切ってたくさんのものを処分せざるを得ませんでした。
2019年7月1日（月）
