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企業が負わされている文書の保存期間は、永久、10年、7年、5年と、関係法令によって異なっています。 社長ブログ神戸/会社の出来事/機密文書処理

企業が負わされている資料の保存期間には、関係する法令によって、期間の違いがあります。

私たちが関係する法令は、税法、会社法、薬事法などがあり、それぞれ保存期間が定められています。

書類の保管期間

文書の保存を義務づける法律には、会社法や各種の税法、労働基準法、健康保険法、厚生年金保険法など業種を問わずに普遍的に適用される法律のほかに、それぞれの業種に関する法律もあります。

保存期間が比較的短い書類(短期保存)1〜3年

2年 人事・労務関係 健康保険・厚生年金保険に関する書類
2年 人事・労務関係 雇用保険に関する書類
3年 総務・庶務関係 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
3年 人事・労務関係 労働者名簿
3年 人事・労務関係 賃金台帳
3年 人事・労務関係 雇入れ・解雇・退職に関する書類
3年 人事・労務関係 賃金その他労働関係の重要書類
(労働時間を記録するタイムカード、残業命令書、残業報告書など)
3年 人事・労務関係 労災保険に関する書類
3年 人事・労務関係 労働保険の徴収・納付等の関係書類
3年 人事・労務関係 派遣元管理台帳
3年 人事・労務関係 派遣先管理台帳
3年 人事・労務関係 身体障害者等であることを明らかにすることができる書類
(診断書など)
4年 人事・労務関係 雇用保険の被保険者に関する書類
保存期間が長い書類(中期保存)5年
保存年限 分類 該当する文書
5年 経理・税務関係 監査報告
5年 経理・税務関係 会計監査報告
5年 経理・税務関係 会計参与が備え置くべき計算書類、附属明細書、会計参与報告
5年 総務・庶務関係 事業報告
5年 総務・庶務関係 有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し
5年 総務・庶務関係 産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し
5年 総務・庶務関係 産業廃棄物処理の委託契約書
5年 人事・労務関係 従業員の身元保証書
5年 人事・労務関係 誓約書等の書類
保存期間がとても長い書類(長期保管)6〜10年
保存年限 分類 該当する文書
7年 経理・税務関係 取引に関する帳簿
(仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳など)
7年 経理・税務関係 決算に関して作成された書類(上に挙げた、会社法で10年保存が義務づけられている書類以外)
7年 経理・税務関係 現金の収受、払出し、預貯金の預入れ・引出しに際して作成された取引証憑書類(領収書、預金通帳、借用証など)
7年 経理・税務関係 有価証券の取引に際して作成された証憑書類
7年 経理・税務関係 取引証憑書類
(請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票など)
7年 経理・税務関係 電子取引の取引情報に係る電磁的記録(取引に関して受領または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項の記録)
7年 経理・税務関係 源泉徴収簿(賃金台帳)
7年 経理・税務関係 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等(5年経過後は、帳簿または請求書等のいずれかを保存)
10年 経理・税務関係 計算書類および附属明細書(貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表)
10年 経理・税務関係 会計帳簿および事業に関する重要書類(総勘定元帳、各種補助簿など)

破棄することができない書類(永久保管)

保存年限 分類 該当する文書
永久 総務・庶務関係 定款
永久 総務・庶務関係 株主名簿等
永久 総務・庶務関係 登記・訴訟関係書類等
永久 総務・庶務関係 知的所有権に関する関係書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)
永久 総務・庶務関係 社規・社則およびこれに類する通達文書
永久 総務・庶務関係 効力の永続する契約に関する文書
永久 総務・庶務関係 重要な権利や財産の得喪等に関する文書
永久 総務・庶務関係 社報・社内報、重要刊行物
永久 総務・庶務関係 製品の開発・設計に関する重要な文書
法律で保存期間を定められていない書類(法定保存文書以外)

 

会社法の10年は長い方ですが、もっと長いのは、永久保存の会社法、労働法、会計、不動産などに関する文書です。

事業規模にもよりますが、10年もの間、取引先との資料や売り上げ記録を全て保存すれば、事業所では収まりきれないほどの莫大な量になります。

しかし、法令遵守を励行すれば、最高の10年もの間、記録を保存しなければなりません。

保存期間が過ぎると、取引記録を処分することになります。

処分すると言っても、企業秘密の記録が沢山あります。

そうなると、一般のゴミに出す事は出来ません。

特定の運送会社は、特定の製紙会社と連携して、不必要になった書類を、溶解処理工場で溶解してくれるクロネコヤマトの機密文書リサイクルサービスがあります。

もちろん有料で、1箱1800円です。

予め溶解用の段ボールを購入して受け取り、それに溶解したい記録や資料を詰めて運送業者に引き渡します。

重要な書類でも保存期間が経過すれば、いつまでも保存しておくほどスペースがないので、

内容をよく見て溶解専用段ボールに移し替えます。

一つ一つの過去の取引記録を見れば、ビジネスの思い出が頭の中で蘇ります。

大掃除の時に昔の写真や日記が出てくると、つい思い出に浸ってしまうのと同じ事です。

このような、重要でかつ力仕事の作業は、男性社員に依存することになります。

作業が始まって三日ほどで、専用溶解段ボールは、30個以上になってきました。

まだまだ倉庫には、保存期間が経過した取引記録が残っています。

見込みでは、段ボールは100個を越えそうな相当な数になります。

2015年11月20日(金)